Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica cómo se tratan los datos personales que se reciben a través del sitio web gestor.cloud y de los productos de Gestor Cloud (GestorPOS y MenuPro). Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es SoftDream, empresa colombiana que desarrolla y opera Gestor Cloud.

• Domicilio: Medellín, Colombia
• Correo para consultas y reclamos: soporte@gestor.cloud
• Área que atiende las consultas y reclamos: el equipo de soporte de SoftDream
• WhatsApp: +57 302 354 8502
• Sitio web: https://gestor.cloud

2. Definiciones

Para esta política se usan las definiciones de la Ley 1581 de 2012: dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural; titular es la persona cuyos datos se tratan; tratamiento es cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; responsable es quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; y encargado es quien trata datos por cuenta del responsable.

3. En qué calidad tratamos los datos

• Como responsables, de los datos de quien solicita una demo, de quien registra un negocio y de los usuarios que ese negocio crea en el sistema (su personal).
• Como encargados, de los datos que cada negocio registra sobre sus propios clientes (por ejemplo, para domicilios o para facturar). En ese caso el responsable es el negocio: él decide qué datos recoge y para qué, y debe contar con la autorización de sus clientes. Nosotros solo tratamos esos datos por cuenta suya y según sus instrucciones. Las obligaciones de cada uno están en la sección 8 de los términos y condiciones, que es el contrato de transmisión de datos entre el negocio y SoftDream (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

4. Nuestro compromiso con los datos de los clientes de cada negocio

Al usar GestorPOS y MenuPro, los negocios registran datos de sus propios clientes: por ejemplo, el nombre, el teléfono y la dirección de un domicilio, los datos para facturar, los pedidos y lo que cada persona compra. Esos datos son del negocio y de sus clientes, no nuestros. Por eso nos comprometemos a:

• No usarlos para publicidad, ni nuestra ni de terceros.
• No venderlos, alquilarlos ni compartirlos con terceros, salvo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio (sección 7) o con una autoridad que lo exija por ley.
• No contactar a los clientes de ningún negocio.
• No cruzarlos entre negocios ni hacer perfiles de las personas.
• Usarlos solo para prestar el servicio al negocio que los registró y según sus instrucciones.

Para mantener y mejorar el servicio solo usamos estadísticas agregadas y anónimas, que no permiten identificar a una persona ni a un negocio.

5. Datos que recolectamos y para qué

• Formulario “Solicitar demo”: nombre, nombre del negocio, tipo de negocio, ciudad, correo electrónico, número de celular y el mensaje que decidas escribir. Los usamos para contactarte y agendar la demo.
• Registro del negocio: nombre del negocio, nombre y correo de quien lo registra y, si lo da, su teléfono. Los usamos para crear la cuenta, enviar el enlace de acceso, prestar el servicio, dar soporte, gestionar la suscripción y enviar avisos sobre la cuenta (fin de la prueba, pagos, suspensión, eliminación de datos y cambios en estos documentos).
• Configuración del negocio: razón social, NIT y datos fiscales, para configurar los impuestos y los documentos impresos.
• Usuarios del negocio: nombre, usuario o correo, rol y contraseña. La contraseña se guarda cifrada con un algoritmo de un solo sentido, así que nadie puede leerla, tampoco nosotros. Los usamos para dar acceso y controlar permisos.
• Registros de seguridad: inicios y cierres de sesión, cambios sobre pedidos, pagos y configuración, y la dirección IP desde la que se hicieron. Los usamos para proteger la cuenta, prevenir fraudes, limitar intentos de acceso abusivos y darle al negocio un historial de auditoría.
• Errores técnicos: cuando la aplicación falla, registramos el error (qué pantalla y qué navegador) para corregirlo.
• Pagos de la suscripción: los procesa Mercado Pago. No recibimos ni guardamos los datos de tu tarjeta; solo el estado del pago.
• Navegación por el sitio: una herramienta de analítica que no instala cookies y registra datos agregados de visitas (páginas vistas, país y tipo de dispositivo). Con esos datos no se puede identificar a una persona.

No vendemos ni alquilamos los datos, no los usamos para publicidad de terceros y no hacemos perfiles de comportamiento. Solo te enviaremos información comercial sobre Gestor Cloud y SoftDream si lo autorizas, y puedes pedir en cualquier momento que dejemos de hacerlo.

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, datos biométricos). El servicio está dirigido a negocios y no está pensado para menores de edad.

6. Autorización

Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada, que se obtiene al marcar la casilla de autorización del formulario o al crear una cuenta. Conservamos prueba de esa autorización, incluida la versión de esta política que aceptaste. No se necesita autorización en los casos que la ley exceptúa, como los datos de naturaleza pública o los que pida una autoridad en ejercicio de sus funciones.

7. Con quién compartimos los datos

Solo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio, que tratan los datos por cuenta nuestra, únicamente para prestarnos su servicio y bajo condiciones de confidencialidad y seguridad:

• Hospedaje: los servidores donde viven la aplicación, el sitio y la base de datos.
• Correo: el envío de correos de la aplicación y del formulario (por ejemplo, el enlace de acceso).
• Almacenamiento de archivos: por ejemplo, la copia de la información de una cuenta antes de eliminarla.
• Monitoreo de errores: el registro de fallas técnicas.
• Pagos: Mercado Pago, para el cobro de la suscripción.
• Protección contra spam: Cloudflare Turnstile, en el formulario del sitio.

A todos les exigimos por contrato obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta política. Si agregamos una categoría de proveedor nueva, actualizaremos esta sección; si además trata datos de los clientes de un negocio, se lo avisaremos al negocio con anticipación, como dicen los términos y condiciones.

También los entregamos a las autoridades cuando una ley o una orden judicial nos obligue.

Si SoftDream se fusiona, se escinde o vende la empresa o la línea de negocio de Gestor Cloud, las bases de datos pasarán a quien la reciba, que deberá tratarlas con las mismas finalidades y garantías de esta política. Te avisaremos antes por correo.

8. Transmisión internacional de datos

Nuestros servidores y la mayoría de nuestros proveedores están en Estados Unidos, así que tus datos se transmiten fuera de Colombia. Solo hacemos esa transmisión hacia países con un nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio, o con las garantías contractuales que exige la ley. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión.

9. Derechos del titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.

Si eres cliente de un negocio que usa Gestor Cloud, el responsable de tus datos es ese negocio y es a él a quien debes dirigirte primero. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud al negocio.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas y reclamos se atienden en el correo soporte@gestor.cloud. La solicitud debe incluir el nombre y la identificación del titular, la descripción de lo que se pide, la dirección o el medio de contacto para la respuesta y, si aplica, los documentos que se quieran hacer valer.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o incumplimiento): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende desistido. Si no es posible responder en el plazo, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas cifradas, separación de la información de cada negocio, control de permisos por rol y registros de auditoría. Solo las personas de nuestro equipo que lo necesitan para prestar el servicio tienen acceso a los datos, y están obligadas a guardar reserva.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales:

• Lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exigen los artículos 17 (literal n) y 18 (literal k) de la Ley 1581 de 2012, dentro del plazo que fijen sus instrucciones.
• Si afecta tus datos, te lo informaremos y te diremos qué pasó, qué datos se afectaron, qué medidas tomamos y qué puedes hacer para protegerte.
• Si afecta datos que un negocio registró sobre sus clientes, se lo informaremos al negocio, que es el responsable, en el plazo de la sección 8 de los términos y condiciones.

12. Conservación y eliminación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y mientras sean necesarios para las finalidades descritas. Si una cuenta se suspende por falta de pago o porque terminó la prueba, el negocio tiene treinta (30) días para consultar y exportar su información; después la cuenta se da de baja y los datos del negocio se eliminan cinco (5) días hábiles más tarde, con aviso previo por correo, como dicen los términos y condiciones. Conservamos solo lo que una obligación legal, contable o tributaria nos exija, durante el plazo que esa obligación fije; cumplido ese plazo, lo eliminamos o lo anonimizamos.

13. Cookies

Usamos solo las cookies necesarias para mantener la sesión iniciada en la aplicación. Los detalles están en la política de cookies.

14. Vigencia y cambios

Esta versión de la política rige desde el 7 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se preste el servicio y se cumplan las finalidades descritas. Si cambiamos esta política de forma sustancial, lo informaremos en esta página y por correo o dentro de la aplicación antes de aplicar el cambio.